労働基準法に就業規則の作成・変更の手続が定められています。
この定めにしたがって就業規則は作らなくてはなりません。
今回はこの手順について解説していきましょう。

就業規則の作成・変更手続

労働者代表からの意見聴取

就業規則の作成・変更を行ったときは労働者の過半数代表者(過半数を代表する労働組合がある場合はその労働組合、ない場合は過半数代表者)の意見を聞かなくてはなりません。

過半数代表者に管理職がなることはできません。また、選出にあたっては、何のために選ぶのかを明示した上で、投票、挙手などの方法によらなくてはなりません。
会社が指名してはいけません。

また、労働組合はあるけど、組合員が過半数に満たない場合は、別途過半数代表者を選ばなくてはなりません。
逆に、労働組合は複数あるが、そのひとつの組合だけで過半数を網羅している場合は、その意見だけを聞けばOKです。

現実には、全く無視することは望ましくありません。就業規則に限ればそれでも問題ありませんが、少数組合にも団体交渉権はありますから、もし団交の申し入れがあったら応じなくてはいけません。対応を誤ると、労使紛争につながりかねないので、注意が必要です。

労働基準監督署への届出

作成・変更した就業規則は、所轄労働基準監督署に労働者代表の意見書を添付して届け出ます。
労働者代表が反対意見を述べても、反対意見を記した意見書を添付すればOKです。同意は要件になっていません。

とはいえ、労働者の過半数代表が反対している就業規則を強行することは、労務管理上も労使関係上も望ましくありません。協議を尽くして、理解を得ることが大切です。
もし過半数代表が、意見を述べること自体にも反対したらどうなるのでしょうか。その場合、意見を求めたことが客観的に明らかになる書面を添付します。

作成・届出の「単位」

就業規則の作成・届出は、「事業場」単位です。つまり、会社全体ではなく場所を単位とするということです。
従って、支店などの事業場に常時10人以上の労働者がいる場合は、事業場ごとに作成・届出をしなくてはなりません。
ただし届出に関しては、各事業場の就業規則の内容が同じなら本社で一括して行うことができます。

社内への周知

作成・変更した就業規則は、社内に周知させなくてはなりません。
周知の方法は、常時見やすい場所に掲示する、印刷物を配布する、ファイルサーバーに置いて常時閲覧できるようにするなどの方法が考えられます。

電子申請も可能

就業規則の届出も、電子申請を利用することが可能になりました。
それまでは窓口に持参するか控と返信用封筒を同封して郵送していましたから、だいぶ便利になったと思います。

ヒューマンキャピタルは電子申請対応ももちろんしております。
就業規則の作成・変更の際にはぜひご相談ください。